Katja Kannonlahti toimi yhteistyön tiivistämistä valmistelleen Tampere3-hankkeen viestinnän ja markkinoinnin projektijohtajana vuosina 2017-2018. Tätä ennen hän työskenteli Tampereen yliopiston viestintäjohtajana.

Ovatko toimintatapanne uudistumassa ja yhteisösi muutoksessa tai sen kynnyksellä? Avoin viestintä ja vuorovaikutus mahdollistavat muutoksen ja uusien toimintatapojen vakiinnuttamisen. Seuraavassa muutoksen johtamisen ja muutoksen viestinnän tueksi muutama ajatus pohdittavaksi:

Minne olimmekaan menossa?

Kun muutoksen ensimmäiset merkit ovat ilmassa, usein aktiivisina toimijoina ryhdymme myös kertomaan muutoksesta saman tien. Mitä isommasta muutoksesta on kysymys, sitä perustellumpaa on kuitenkin myös muutoksen viestinnässä ottaa pieni tuumaustauko ja hahmottaa, pohtia, selvittää, suunnitella sekä asettaa tavoitteita.

Monissa tilanteissa muutoksesta viestiminen on hyvä aloittaa heti, mutta joskus saatamme rynnätä suorittamaan viestintää, vaikka kokonaisuuden kannalta olisi hyödyllisempää ensin pohtia tovi. Halutun muutoksen suunnittelemisen lisäksi on usein aiheellista tehdä myös muutoksen viestinnästä oma kokonaissuunnitelmansa ja asettaa muutoksesta viestimiselle omat tavoitteensa.

Peruskysymykset suunnittelussa ovat yksinkertaisia ja meille kaikille tuttuja; mikä on se haluttu muutos, johon pyrimme?  Miksi muutos tehdään ja miten sen onnistumista mitataan? Mitä muutos vaikuttaa: ihmisiin, tekemiseen ja asioihin. Ja kuka muutoksesta viestii ja miten? Muutosviestinnän suunnitelmaa tehdessä on hyvä hetki pohtia myös mahdollisia haasteita ja niitä ryhmiä, joihin muutos vaikuttaa eniten tai joille muutos voi olla erityisen vaikea. Miten heitä voisi erityisesti tukea tai huomioida? Aseta muutoksen viestinnälle tavoitteita samaan tapaan kuin itse muutoksellekin, jotta muutosviestinnän tilannetta voidaan seurata.

Järki ja tunteet

Yksi muutoksen keskeisimmistä edellytyksistä on luottamus. Luottamuksen vaaliminen ja tarvittaessa sen rakentaminen viestinnässä ja viestinnän kautta on muutoksessa tärkeää. Rakenna luottamusta viestinnälläsi eli kerro muutoksesta aina se, mitä oikeasti tiedät, pysy faktoissa ja vältä spekulaatioita. Tosiasioiden lisäksi on hyvä huomioida tunteet, sillä osa meistä kaipaa ensisijaisesti faktoja, toiset taas enemmän tunteisiin liittyviä viestejä. Mitä suuremmasta muutoksesta on kyse, sitä merkittävämmässä roolissa tunteet ovat. Miten vastaat kysymyksiin ihmisten huolista tai epävarmuutta aiheuttavista seikoista?

  

Toisto on tarpeellista

Kerro muutokseen liittyvät uudet tiedot ja kertaa ne asiat, jotka muutoksesta jo tiedetään. Eli kerro, kerro sama uudelleen, toista edelliset ja kertaa jo tapahtuneet ─ ja jatka tällä toisteisella kaavalla kunnes haluttu muutos on vakiintunut arjen toiminnaksi. Vakiinnuta myös ne kanavat, joissa muutoksesta kerrotaan säännöllisesti ja muutokseen liittyvä materiaali on löydettävissä. Toisto ja kertaaminen ovat tarpeen, sillä muutokset vaativat yhteisen ymmärryksen kehittymistä ja meistä jokainen prosessoi muutosta omassa tahdissaan, vähän eri tavoin.

Kuuntele, kysy ja keskustele

Työyhteisömme ovat usein asiantuntijaorganisaatioita, joissa ihmisten oma sitoutuminen ja sisäinen motivaatio ovat ratkaisevassa roolissa. Asiantuntijoina haluamme itse pohtia ja ymmärtää asioita, siksi kuunteleminen, kysyminen ja keskusteleminen ovat muutosjohtamisen viestinnässä ratkaisevassa asemassa. Jaettu ymmärrys syntyy vuorovaikutuksen ja avoimen dialogin kautta. Kannattaa siis rohkaistua, antautua aktiivisesti kuuntelemaan, kysymään, pohtimaan eri näkökulmia ja varmistamaan jaettu ymmärrys yhteisösi kanssa.

Voittamattomat verkostot

Sekä aktiivisen dialogin luomisessa että muutoksen ankkuroinnissa arkeen yhteisön sisäiset verkostot ovat avainasemassa ja erityisen keskeisessä roolissa ovat esimiehet. Esimies on usein yhteisönsä uutistoimisto: häneltä kysytään sekä virallisissa että epävirallisissa kohtaamisissa tuoreimmat tiedot, hänen kanssaan pohditaan mitä meneillään oleva muutos tarkoittaa omalle tiimille ja keskustellaan muutoksen nostamista huolista tai peloista. Onhan sinun keskeisillä viestinviejilläsi riittävästi tietoa muutoksesta ja mahdollisuus hälventää epätietoisuutta tai pelkoja? Tai mahdollisuus innostaa ja kannustaa muutokseen?