Mitä jokaisen pomon tulisi tietää viestinnästä

9.11.2015 14:42 0 Comments

Heidi Hammarsten

”Viestintä on johtamista ja johtaminen on viestintää”, kirjoitin jokunen vuosi sitten kolumnissani Faktaan, johtamisen ammattilehteen. Tänä syksynä olen kuullut saman lauseen jo useamman kerran niin viestintäjohtajan, pääjohtajan kuin konsultin suusta. Enkä ole yhtään mustasukkainen, vaikka moni muukin päätyisi ihan itse samaan oivallukseen.

Tokihan johtaminen edellyttää myös ajattelua ja analysointia. Mutta hyvin harvoin nykymaailmassa tämä pohdinta tapahtuu vain yhden pään sisällä: parhaat markkina-analyysit, strategiset suunnitelmat ja kehityshankkeet syntyvät yhteistyössä – siis vaativat vuorovaikutusta. Ja viimeistään kun asioita lähdetään toteuttamaan, ilman osaavaa viestintää suunnitelmat eivät muutu toiminnaksi eivätkä tuloksiksi.

Tässä muutama asia, joka jokaisen johtajan tulisi oivaltaa viestinnästä.

Moni johtaja ajattelee vieläkin, että viestintä on ”jonkun muun” tehtävä, viestintäosaston, henkilöstöpomon tai some-managerin. Mutta sekin on viesti, ettei johtaja sano mitään. Ihmiset tekevät siitä omat johtopäätöksensä, jotka voivat olla ihan erilaisia kuin ne mitä pomo ajatteli. Vaitelias johtaja leimautuu ehkä ylimieliseksi tai pelkuriksi. Usein päätellään, että vaiettu asia ei ole pomon mielestä tärkeä.

Jos pomo on tuppisuinen ulkoisiin sidosryhmiin päin, todennäköisesti löytyy joku aktiivisempi kilpailija, joka ottaa mielipidejohtajan tai asiakkaiden kuuntelijan roolin. Se näkyy helposti markkinaosuudessa.

Vieläkin yrityksissä on paljon perinteistä ”tiedotusmentaliteettia”: meillä on nyt sanoma ja kerromme sen teille juuri siinä muodossa kuin me haluamme. Sitten ihmetellään, kun henkilöstö ei ole jaksanut kaivaa strategiatiedotetta intrasta eikä se ole päätynyt edes johtavan talouslehden uutisiin.

Yhtä tärkeää kuin omien näkemystensä esiintuominen on kuunteleminen ja ylipäänsä asettuminen vastaanottajan asemaan. Sisäisessä viestinnässä tämä tarkoittaa henkilöstön osallistamista, mielipiteiden kuuntelua (ja huomioon ottamista!) sekä kysymyksiin vastaamista.

Ulkoisessa viestinnässä on hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään, mitkä asiat yrityksessä sidosryhmiä ylipäänsä kiinnostaa. Sitäkin kannattaa pohtia, ovatko teot ja toiminta linjassa halutun viestin kanssa.

Ei ole yksin yritysten ominaispiirre, että viestinnän kuvitellaan olevan ensisijaisesti faktojen siirtoa lähettäjältä vastaanottajalle. Tämä on kuitenkin vain murto-osa viestintätapahtumasta, ja paljon keskeisemmässä asemassa on tunne. Pelkkä faktojen vyöryttäminenkin herättää vastaanottajissa tunteita -  pitkästymistä, ärsyyntymistä ja torjuntaa esimerkiksi.

Kannattaa siis mieluummin pyrkiä tietoisesti herättämään myönteisiä tunteita: kiinnostusta ja innostusta, jos kyseessä on uusi strategia, tai luottamusta, jos yritys elää huonoja aikoja. Asiakkaiden suuntaan esimerkiksi ystävällisyys ja huumorintaju ovat kovassa kurssissa.

Tunteella voi myös korvata toistoa, perinteistä keinoa jolla viestinnän läpimeno yritetään varmistaa. Vastaanottajan kannalta tarpeeksi merkittävä, koskettava tai kiinnostava viesti menee perille vähemmälläkin jankuttamisella.

Viestintäosasto tai viestintätoimisto on monen johtajan mielestä joukkoa, joka kutsutaan paikalle silloin kun on jotakin ”tiedotettavaa”, tai pahimmassa tapauksessa silloin, kun on jo möhlätty ja on julkisuuskriisi päällä. Viestinnän osaajat kannattaa kuitenkin ottaa mukaan heti, kun on syntymässä jotakin uutta – oli se sitten strategia, tuote tai valmennusprojekti.

Silloin tulee käytyä läpi tarkistuslista: mitä tästä haluamme kertoa ja kenelle, ketä pitäisi kuulla jo valmistelussa, onko viesti muotoiltu selkeästi ja innostavasti, kuka sitä vie parhaiten eteenpäin. Eikä käy niin kuin tässä opettavaisessa tarinassa.