Muutosviestinnän muistilappuja
Tampereen yliopisto uudistui vuoden 2019 alussa kun
Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto yhdistyivät. Yhdessä
Tampereen ammattikorkeakoulun kanssa yliopisto muodostaa Tampereen
korkeakouluyhteisön, jossa on yli 30 000 opiskelijaa ja lähes 5 000 henkilöstön
jäsentä.
Katja Kannonlahti toimi yhteistyön tiivistämistä valmistelleen Tampere3-hankkeen viestinnän ja markkinoinnin projektijohtajana vuosina 2017-2018. Tätä ennen hän työskenteli Tampereen yliopiston viestintäjohtajana.
Ovatko toimintatapanne uudistumassa ja yhteisösi muutoksessa tai sen kynnyksellä? Avoin viestintä ja vuorovaikutus mahdollistavat muutoksen ja uusien toimintatapojen vakiinnuttamisen. Seuraavassa muutoksen johtamisen ja muutoksen viestinnän tueksi muutama ajatus pohdittavaksi:
Minne olimmekaan menossa?
Kun muutoksen ensimmäiset merkit ovat ilmassa, usein
aktiivisina toimijoina ryhdymme myös kertomaan muutoksesta saman tien. Mitä
isommasta muutoksesta on kysymys, sitä perustellumpaa on kuitenkin myös muutoksen
viestinnässä ottaa pieni tuumaustauko ja hahmottaa, pohtia, selvittää,
suunnitella sekä asettaa tavoitteita.
Monissa tilanteissa muutoksesta viestiminen on hyvä aloittaa
heti, mutta joskus saatamme rynnätä suorittamaan viestintää, vaikka kokonaisuuden
kannalta olisi hyödyllisempää ensin pohtia tovi. Halutun muutoksen
suunnittelemisen lisäksi on usein aiheellista tehdä myös muutoksen viestinnästä
oma kokonaissuunnitelmansa ja asettaa muutoksesta viestimiselle omat
tavoitteensa.
Peruskysymykset suunnittelussa ovat yksinkertaisia ja meille
kaikille tuttuja; mikä on se haluttu muutos, johon pyrimme? Miksi muutos tehdään ja miten sen
onnistumista mitataan? Mitä muutos vaikuttaa: ihmisiin, tekemiseen ja asioihin.
Ja kuka muutoksesta viestii ja miten? Muutosviestinnän suunnitelmaa tehdessä on
hyvä hetki pohtia myös mahdollisia haasteita ja niitä ryhmiä, joihin muutos
vaikuttaa eniten tai joille muutos voi olla erityisen vaikea. Miten heitä voisi
erityisesti tukea tai huomioida? Aseta muutoksen viestinnälle tavoitteita
samaan tapaan kuin itse muutoksellekin, jotta muutosviestinnän tilannetta
voidaan seurata.
Järki ja tunteet
Yksi muutoksen keskeisimmistä edellytyksistä on luottamus.
Luottamuksen vaaliminen ja tarvittaessa sen rakentaminen viestinnässä ja
viestinnän kautta on muutoksessa tärkeää. Rakenna luottamusta viestinnälläsi
eli kerro muutoksesta aina se, mitä oikeasti tiedät, pysy faktoissa ja vältä
spekulaatioita. Tosiasioiden lisäksi on hyvä huomioida tunteet, sillä osa
meistä kaipaa ensisijaisesti faktoja, toiset taas enemmän tunteisiin liittyviä
viestejä. Mitä suuremmasta muutoksesta on kyse, sitä merkittävämmässä roolissa
tunteet ovat. Miten vastaat kysymyksiin ihmisten huolista tai epävarmuutta
aiheuttavista seikoista?
Toisto on tarpeellista
Kerro muutokseen liittyvät uudet tiedot ja kertaa ne asiat,
jotka muutoksesta jo tiedetään. Eli kerro, kerro sama uudelleen, toista
edelliset ja kertaa jo tapahtuneet ─ ja jatka tällä toisteisella kaavalla
kunnes haluttu muutos on vakiintunut arjen toiminnaksi. Vakiinnuta myös ne
kanavat, joissa muutoksesta kerrotaan säännöllisesti ja muutokseen liittyvä
materiaali on löydettävissä. Toisto ja kertaaminen ovat tarpeen, sillä
muutokset vaativat yhteisen ymmärryksen kehittymistä ja meistä jokainen
prosessoi muutosta omassa tahdissaan, vähän eri tavoin.
Kuuntele, kysy ja keskustele
Työyhteisömme ovat usein asiantuntijaorganisaatioita, joissa
ihmisten oma sitoutuminen ja sisäinen motivaatio ovat ratkaisevassa roolissa.
Asiantuntijoina haluamme itse pohtia ja ymmärtää asioita, siksi kuunteleminen,
kysyminen ja keskusteleminen ovat muutosjohtamisen viestinnässä ratkaisevassa
asemassa. Jaettu ymmärrys syntyy vuorovaikutuksen ja avoimen dialogin kautta.
Kannattaa siis rohkaistua, antautua aktiivisesti kuuntelemaan, kysymään,
pohtimaan eri näkökulmia ja varmistamaan jaettu ymmärrys yhteisösi kanssa.
Voittamattomat verkostot
Sekä aktiivisen dialogin luomisessa että muutoksen
ankkuroinnissa arkeen yhteisön sisäiset verkostot ovat avainasemassa ja
erityisen keskeisessä roolissa ovat esimiehet. Esimies on usein yhteisönsä
uutistoimisto: häneltä kysytään sekä virallisissa että epävirallisissa
kohtaamisissa tuoreimmat tiedot, hänen kanssaan pohditaan mitä meneillään oleva
muutos tarkoittaa omalle tiimille ja keskustellaan muutoksen nostamista
huolista tai peloista. Onhan sinun keskeisillä viestinviejilläsi riittävästi
tietoa muutoksesta ja mahdollisuus hälventää epätietoisuutta tai pelkoja? Tai
mahdollisuus innostaa ja kannustaa muutokseen?
Katja
Kaipaatko lisää lukemista muutoksen viestinnästä? Tutustu esimerkiksi Mia Heiskasen ja Sari Lehikoisen Muutosviestinnän voimapaperiin, (Talentum 2010).
0 kommenttia :